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RGPD • traitement de vos données à caractère personnel

Réf.:

Notre entreprise respecte vos droits relatifs au traitement de vos données personnelles.

Qui traite vos données à caractère personnel?

Nous sommes responsables du traitement de vos données à caractère personnel qui sont décrites et commentées dans cette déclaration. Nous traitons des données à caractère personnel et nous faisons traiter des données à caractère personnel uniquement lorsque cela s'avère indispensable pour accomplir les tâches qui nous ont été confiées. Nous traitons toujours les données en conformité avec les dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et avec les dispositions de la réglementation fédérale sur la protection des personnes physiques lors du traitement de données à caractère personnel. Pour des questions générales sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, veuillez contacter notre délégué à la protection des données via rgpg-perso@amsinternational.be. Adressez-vous à lui pour des remarques et suggestions et l'exercice de vos droits.

Quand collectons-nous et traitons-nous vos données à caractère personnel?

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de nos relations professionnelles, de nos transactions commerciales, des services que nous proposons ou si vous prenez contact avec notre entreprise pour une question spécifique ou d'ordre général.

Quelles données traitons-nous à votre sujet?

Les données vous identifiant ou formant un lien par rapport à vous en tant que personne physique. Les données traitées dépendent des services proposés et des obligations légales qui en découlent.

Méthode de collecte et traitement de vos données à caractère personnel.

Nous obtenons vos données à caractère personnel en vous demandant des données directement par le biais d'un formulaire ou dans des documents que nous joignons à un formulaire ou bien en demandant des données à des services publics qui les possèdent déjà. Nous respectons toujours les dispositions sur la protection de personnes physiques dans le traitement de données à caractère personnel.

Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel?

Nom de l'activité de traitement • Objectif(s) du traitement Liste des contacts/clients Contrôle des conditions d'accès à la profession Application de mesures de sécurité informatique Assurer la correspondance indispensable Surveillance de l'accès aux services Administration de l'entreprise Rédaction de contrats/conventions Newsletter Communication et marketing direct Magazine Gestion financière Comptabilité, gestion abonnements et cotisations Gestion administrative Fonctionnement des Chambres dans le cadre de leurs missions légales Liste de contacts presse Composition dossier administratif Données à caractère personnel de plaignants Données à caractère personnel prestataires de services Contacts avec prestataires de services Prises d'images par des caméras de surveillance Pour des raisons de sécurité Vérification de la possession d'un compte Traitement des demandes via les formulaires

Quels sont les fondements du traitement de vos données à caractère personnel?

Nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités professionnelles, de l'intérêt général et légitime.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant la période où elles sont indispensables à la prestation de certains services. Par la suite, nous les conservons encore pendant la période où nous devons pouvoir nous justifier pour les services prestés.

Délais de conservation

Catégories de données

Source(s)

Délais de conservation

Clients et clients potentiels

Intéressés eux-mêmes

Durée légale de conservation des documents et données assimiliées

Membres du personnel et mandataires

Intéressés eux-mêmes

Aussi longtemps que nécessaire

Plaignants

Intéressés eux-mêmes

Aussi longtemps que nécessaire

Contacts presse

Intéressés eux-mêmes

Aussi longtemps que nécessaire

Prises d'images par des caméras de surveillance Caméras de surveillance Si ces images ne peuvent contribuer à apporter la preuve d'une infraction, d'un dommage ou d'une incivilité ou ne peuvent permettre d'identifier un auteur, un perturbateur de l'ordre public, un témoin ou une victime, elles ne peuvent être conservées plus d'un mois

Après l'expiration du délai de prescription, les données sont retirées, à moins qu'elles revêtent une importance historique, culturelle, générale ou légale. Pour la conservation, une distinction entre la période où le dossier est actif et la période où le dossier est passif est à faire. Votre dossier est actif tant que vous recourez au service presté. Tous les collaborateurs qui ont besoin de vos données pour exercer leur mission ont accès à celles-ci. Lorsque votre dossier devient passif, seul un nombre limité de collaborateurs du service compétent ont accès à vos données.

Communication de vos données à caractère personnel à des tiers.

Vos données pourraient être traitées par des collaborateurs ou des tiers auxquels nous pourrions faire appel pour certains services spécifiques et d'autres destinataires éventuels dans le cadre de notre mission. Nous exerçerions à tout moment un contrôle sur leur traitement par la suite. Vous pouvez demander de consulter la liste et les activités de traitement de nos sous-traitants externes. Ci-dessous, vous trouverez un aperçu des destinataires (autres que les sous-traitants externes) potentiels: • Parquet • Avocats • Public • Parties concernées dans un dossier • Instances de sécurité sociale (personnel) • Banques et compagnies d’assurances • Services publics. Parfois, la loi nous oblige à transmettre vos données à caractère personnel ou des services publics ont le droit de nous demander des données. Ils doivent pour cela disposer d'une autorisation.

Vos données à caractère personnel sont-elles transmises en dehors de l'Union européenne ?

Nous ne transmettons pas vos données à des pays extérieurs à l'Union européenne ou à des organisations internationales. Nous pourrions le faire si nous recourions à un cloudserviceprovider. Dans ce cas, nous prendrions toutes les mesures possibles pour faire en sorte que vos données soient protégées comme stipulé dans la législation européenne et fédérale.

Quels sont vos droits ?

Si nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de l'intérêt général ou légitime, vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement. Nous évaluerons si vos intérêts individuels sont supérieurs à l'intérêt général visé par notre traitement. Si nous ne sommes plus en mesure ou n'avons plus l'autorisation de traiter vos données, il ne nous est plus possible non plus de vous offrir le service que vous demandez. Vous pouvez consulter les données que nous traitons vous concernant et, si nécessaire, les faire corriger. Pour cela, veuillez contacter le délégué à la protection des données dont les coordonnées ont été précisées ci-avant. Nous vous demandrons une preuve d'identité pour que vos données ne soient pas communiquées à un tiers. Vous pouvez vous adresser à ce service si vous estimez que vos données ne sont plus pertinentes et qu’elles doivent être retirées. En cas de désaccord avec la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données. Vous pouvez aussi déposer plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente.

Comment vos données à caractère personnel sont-elles sécurisées ?

Nous appliquons une politique de sécurité de l'information basée sur les recommandations de la commission vie privée.

Nous avons le droit de modifier et d'adapter notre politique à tout moment.